SOP harus ditulis dengan bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami oleh semua anggota tim.
Hindari penggunaan jargon teknis yang tidak perlu.
Struktur kalimat harus ringkas dan to the point, dengan menggunakan kalimat aktif.
5. Gunakan Format yang Konsisten
SOP harus memiliki format yang konsisten agar mudah diikuti.
Beberapa elemen penting yang harus ada dalam SOP antara lain:
- Judul dan Nomor SOP
- Tujuan
- Ruang Lingkup
- Definisi Istilah (jika diperlukan)
- Prosedur atau Langkah-langkah
- Tanggung Jawab
- Referensi (jika ada)
- Tanggal Efektif dan Tanggal Revisi
6. Sertakan Diagram atau Gambar
Untuk mempermudah pemahaman, sertakan diagram alur, gambar, atau ilustrasi yang relevan.
Visualisasi ini sangat membantu dalam menjelaskan langkah-langkah yang kompleks.
7. Uji Coba SOP
Sebelum mengesahkan SOP, lakukan uji coba atau simulasi terhadap SOP tersebut.
Uji coba ini bertujuan untuk memastikan bahwa SOP dapat diikuti dengan benar dan efektif oleh semua anggota tim.
Catat setiap hambatan atau kesulitan yang muncul selama uji coba dan lakukan revisi jika diperlukan.
8. Lakukan Pelatihan
Setelah SOP disahkan, lakukan pelatihan kepada semua anggota tim yang terkait. Pelatihan ini penting untuk memastikan bahwa semua orang memahami dan mampu menjalankan SOP dengan benar.